Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité décrit la manière dont Pilot Suite / Agence AI (ci-après « nous », « notre » ou « Pilot Suite ») collecte, utilise, communique et protège vos renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, chapitre P-39.1, ci-après « Loi 25 ») et à ses règlements.

En utilisant nos services, vous reconnaissez avoir pris connaissance de la présente politique.

1. Identité du responsable et coordonnées

Le responsable de la protection des renseignements personnels au sein de Pilot Suite est :

Nom : Karlos Garcia
Titre : Fondateur et Dirigeant
Entreprise : Pilot Suite / Agence AI
Courriel : conformite@pilotsuite.ca
Adresse : Région de Québec, Québec, Canada

2. Types de renseignements personnels collectés

2.1 Renseignements d'identification

Nom et prénom
Adresse courriel
Numéro de téléphone
Adresse postale professionnelle
Nom de l'entreprise, numéro d'entreprise du Québec (NEQ)

2.2 Renseignements financiers et fiscaux

Transactions bancaires et soldes de comptes
Revenus, dépenses et données comptables
Numéros de TPS/TVQ
Numéro d'assurance sociale (NAS) — uniquement lorsque requis pour les déclarations fiscales, avec votre consentement explicite
Informations bancaires (numéro de compte, institution) — pour les intégrations bancaires autorisées

2.3 Renseignements relatifs à l'utilisation des services

Données de connexion (date, heure, adresse IP)
Pages consultées et fonctionnalités utilisées
Préférences et paramètres de votre compte
Historique des interactions avec nos services

2.4 Renseignements relatifs aux tiers

Noms, adresses et coordonnées de vos clients et fournisseurs, lorsque vous les saisissez dans nos services de facturation ou de comptabilité.

2.5 Renseignements techniques

Adresse IP
Type de navigateur et système d'exploitation
Journaux d'erreur et traces techniques
Identifiants de session

3. Finalités de la collecte

3.1 Finalités transversales

Prestation des services — Fournir, maintenir et améliorer les services auxquels vous êtes abonné
Communications transactionnelles — Vous envoyer des confirmations, des alertes de sécurité et des mises à jour liées à votre compte
Sécurité — Détecter, prévenir et traiter les problèmes techniques, les fraudes et les atteintes à la sécurité
Amélioration des services — Analyser l'utilisation de nos services de manière agrégée et anonymisée (avec votre consentement)
Conformité légale — Satisfaire à nos obligations légales et réglementaires

4. Base juridique du traitement

Contrat : Exécution des services auxquels vous êtes abonné
Consentement explicite : Traitement de vos données par intelligence artificielle, envoi de communications marketing, utilisation de témoins analytiques
Obligation légale : Conservation des données comptables et fiscales (7 ans), déclarations aux organismes gouvernementaux
Intérêt légitime : Sécurité des systèmes, détection de fraude, diagnostic technique

5. Durée de conservation

Catégorie	Durée
Renseignements de compte	Durée de l'abonnement + 2 ans
Données comptables et fiscales	7 ans après la fin de l'exercice
NAS	Durée strictement nécessaire au traitement fiscal, puis destruction sécurisée
Données de paie	7 ans
Journaux techniques	90 jours
Données analytiques	26 mois (anonymisées)
Pièces justificatives	7 ans
Données de consentement	5 ans après le dernier consentement

6. Droits des personnes

Conformément à la Loi 25, vous disposez des droits suivants :

6.1 Droit d'accès (art. 27)

Vous avez le droit de demander la confirmation que nous détenons des renseignements personnels vous concernant et d'en obtenir une copie.

6.2 Droit de rectification (art. 28)

Vous avez le droit de demander la correction de tout renseignement personnel inexact, incomplet ou équivoque.

6.3 Droit de suppression

Vous avez le droit de demander la suppression de vos renseignements personnels lorsque leur conservation n'est plus nécessaire aux finalités pour lesquelles ils ont été collectés, sous réserve de nos obligations légales de conservation.

6.4 Droit à la portabilité (art. 27 al. 3)

Vous avez le droit de recevoir vos renseignements personnels informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

6.5 Droit de retrait du consentement

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment pour les traitements fondés sur celui-ci.

6.6 Droit de déposer une plainte

Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) : www.cai.gouv.qc.ca / 1 888 528-7741

7. Comment exercer vos droits

Courriel : conformite@pilotsuite.ca
Accusé de réception dans 10 jours, traitement dans 30 jours max.

8. Transferts hors Québec

Sous-traitants avec données hors Québec :

Sous-traitant	Pays	Données traitées
Anthropic (Claude API)	États-Unis	Texte de transactions pour catégorisation IA
Vercel	États-Unis + CDN mondial	Journaux de serveur
Resend	États-Unis	Adresse courriel, nom
Sentry	États-Unis	Traces d'erreur
PostHog	Union européenne (Francfort)	Événements anonymisés

Mesures : Évaluation préalable (art. 17), clauses contractuelles DPA, chiffrement TLS 1.3, minimisation des données.

9. Témoins (cookies)

Témoin	Type	Durée	Consentement
Session Supabase Auth	Essentiel	Durée de la session	Non requis
ps_consent	Essentiel	12 mois	Non requis
PostHog	Analytique	26 mois	Requis
Sentry	Diagnostic	90 jours	Requis

10. Sous-traitants

Anthropic — Intelligence artificielle (Claude API) — États-Unis
Supabase — Base de données et hébergement — Canada (Montréal)
Vercel — Hébergement web et CDN — États-Unis + mondial
Resend — Courriel transactionnel — États-Unis
PostHog — Analytique — Union européenne (Francfort)
Sentry — Suivi des erreurs — États-Unis

11. Sécurité

Chiffrement AES-256, TLS 1.3
Authentification multifacteur (MFA)
Contrôle d'accès RBAC
Row Level Security (RLS) au niveau base de données
Surveillance et journalisation des accès
Sauvegardes régulières

12. Renseignements personnels de mineurs

Services destinés aux entreprises et professionnels. Aucune collecte de renseignements concernant des mineurs de 14 ans.

13. Traitement par intelligence artificielle

Consentement explicite requis (distinct des conditions d'utilisation)
Retrait possible à tout moment
Données limitées au strict nécessaire (jamais de NAS ou numéro de compte complet)
Anthropic : politique de rétention zéro (zero-retention policy)

14. Modifications à la présente politique

Publication mise à jour sur cette page
Notification 30 jours avant modifications substantielles
Nouveau consentement si nécessaire

15. Entrée en vigueur

22 mai 2026

16. Historique des versions

Version	Date	Description
1.0	2026-05-22	Publication initiale

Pilot Suite / Agence AI — Région de Québec, Québec, Canada

Questions ? conformite@pilotsuite.ca